Tietosuojaseloste
- Rekisterinpitäjä
Tämä tietosuojaseloste koskee Toimintakeskus Päivölän tuottamien päivätoiminnan ja henkilökohtaisen avun asiakkaita, joiden osalta Toimintakeskus Päivölä toimii rekisterinpitäjänä.
Yhtiön tiedot
Toimintakeskus Päivölä
Sinkokatu 23
26100 Rauma
Y- tunnus 3389842-7
Julkisesti rahoitettujen sosiaalipalveluiden sekä julkisten terveyspalveluiden osalta rekisterinpitäjänä toimii hyvinvointialue. Mikäli asiakassuhde perustuu julkisen tilaajan, kuten hyvinvointialueen, toimeksiantoon tai asiakkaalle on myönnetty palveluseteli julkisen tilaajan toimesta, toimii rekisterinpitäjänä ko. julkinen tilaaja. Näiden asiakastietojen osalta noudatetaan rekisterinpitäjän tietosuojaselostetta ja siinä kuvattuja toimintamalleja. Edellä mainittujen rekistereiden osalta pyydämme olemaan yhteydessä suoraan sijoittavan julkisen tilaajan sosiaalitoimeen. Tällöin Toimintakeskus Päivölä toimii henkilötietojen käsittelijänä käsitellessään henkilötietoja julkisen tilaajan kanssa tehdyn sopimuksen mukaisten palveluiden toteuttamiseksi. Toimintakeskus Päivölä Oy toimii kuitenkin myös rekisterinpitäjänä siltä osin kuin se käsittelee työntekijöidensä tietoja.
- Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn peruste
Toimintakeskus Päivölässä asiakastyöhön tarkoitetut tiedot pysyvät aina luottamuksellisina. Luottamus ja vastuullisuus ovat toimintamme ydintä ja siksi meille on ensisijaisen tärkeää, että asiakkaamme sekä muut sidosryhmämme ymmärtävät ja saavat läpinäkyvästi tietoa siitä, miten käytämme heidän henkilötietojaan.
Asiakastietojen käsittely perustuu siis ensisijaisesti lainsäädäntöön. Lisäksi henkilötietojen käsittely, esimerkiksi henkilötietojen luovutus, voi perustua asiakkaan suostumukseen. Sosiaalihuollon asiakastietoja käsitellään erityisesti asiakkaan hoidon suunnitteluun, toteutukseen, järjestämiseen, seurantaan, valvontaan ja arviointiin sekä muihin sosiaalihuoltoon liittyvän lainsäädännön mukaisiin käyttötarkoituksiin.
Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään asiakkaan päivätoiminnan ja ohjauksen suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin, muihin lainsäädännön ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin. Julkisen tilaajan ollessa rekisterinpitäjä, säilytetään nämä asiakastiedot erillisenä ja ne luovutetaan rekisterinpitäjälle asiakas- tai sopimussuhteen päätyttyä arkistoitavaksi.
- Henkilötietoryhmät
Asiakkailtamme kerätään tietoa vain heidän ohjauksensa ja hoidon kannalta välttämättömiltä osilta. Alla on kuvattu esimerkki tiedoista
Asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot;
Asiakkaan nimeämä lähiomainen, asiakkaan laillinen edustaja sekä mahdolliset muut asiakkaan antamat yhteyshenkilöt- / tahot;
Asiakkaan hoidon ja kuntoutuksen järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten hoidossa syntyvät tapahtuma- ja terveystiedot sekä esitiedot niiltä osin, kun se on palveluntuotannon kannalta merkityksellistä, kuten lääkelistan, ulkoilulistan, nestelistan tai muita vastaavia listoja, joilla varmistetaan ohjauksen toteutumista.
Tiedot palvelun kestosta, palvelun laskutustiedot ja laskutusosoitteet;
Muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot, esim. Palvelu- ja kuntoutussuunnitelma.
Kaikki meillä tuotettu tieto on jäljitettävissä, eli tiedot kirjaajasta/tiedon vastaanottajasta tallennetaan asiakkaan tietoihin.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan tilanteesta saamme Toimintakeskus Päivölässä:
Asiakas, asiakkaan huoltaja, asiakkaan laillinen edustaja tai lähiomainen;
Hoitohenkilökunta ja terveyden- ja sosiaalihuollon ammattihenkilöt.
Asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta sosiaalihuollon - tai terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä.
Ensisijaisesti tavoitteena on saada kaikki tiedot asiakkaalta itseltään.
- Säilytysaika
Asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa sääntelyä tietojen säilytysajoista. Säilytysajat määräytyvät sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Säilytysaika riippuu muun muassa henkilötietotyypistä. Asiakassuhteen päätyttyä kaikki asiakirjat luovutetaan hyvinvointialueelle.
- Asiakastietojen luovuttaminen
Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.
Asiakastietoja voidaan luovuttaa:
Asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella yksilöidyllä suostumuksella;
Nimenomaisen lain säännöksen nojalla.
Kun kyseinen palvelu annetaan julkisen tilaajan toimeksiantosopimuksella, toimii toimeksiantaja rekisterinpitäjänä. Tällöin julkinen tilaaja päättää kaikesta tietojen luovutuksesta, myös silloin kun siihen on lakisääteinen peruste.
Asiakastietojen säännönmukainen luovuttaminen / luovutuksensaajaryhmät
Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitävälle Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle ja Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimealle tutkimus-, suunnittelu-, tilastointi- ja valvontatehtäviä varten, sekä muille tahoille, joilla on siihen lainmukainen oikeus.
Muut mahdolliset luovutuksensaajat:
Jatkohoitotilanteessa asiakkaan suullisella asiakasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja asiakkaan yksilöimälle toiselle sosiaalihuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle.
Asiakkaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle myös ilman potilaan suostumusta, jos potilaalla ei ole mielenterveyshäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa, taikka jos suostumusta ei voida saada asiakkaan tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi.
Asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.
Asiakkaan huoltaja, muu laillinen edustaja sekä asiakkaan lähiomainen, jos asiakas on antanut tähän nimenomaisen yksilöidyn suostumuksensa.
Lisäksi tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan asiakkaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen voidaan antaa tieto asiakkaasta ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että asiakas kieltäisi näin menettelemästä.
- Asiakastietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet
Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi, eikä niitä luovuteta sivullisille ilman lainsäädännön mukaista perustetta.
Asiakastietoja voivat käyttää Toimintakeskus Päivölässä ammattilaiset vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä edellyttävät. Asiakastietoihin pääsyn edellytyksenä on salassapitositoumuksen allekirjoittaminen ja perehdytyksen suorittaminen. Kaikki asiakastiedot pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.
- Rekisteröidyn oikeus ja pääsy tietoihin
Toimintakeskus Päivölän asiakasrekisterin oikeus on Satakunnan hyvinvointialueella. Ellei laissa erikseen ole velvoitettavuutta, pyydetään asiakasta tai hänen laillista edustajaansa olemaan yhteydessä hyvinvointialueeseen. Rekisteröityjen pyynnöt käsitellään kyseessä olevan julkisen tilaajan toimesta.
- Työntekijät
Työntekijöiden henkilötietojen käsittelyä varten on laadittu oma tietojen käytön seloste, joka on jokaisen työntekijän nähtävillä Toimintakeskus Päivölässä.